POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

APL SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Warszawska 82, 16-070 Choroszcz

§1

Niniejszy dokument Polityki Ochrony Danych Osobowych został opracowany przez Administratora Danych – APL SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Warszawska 82, 16-070 Choroszcz w celu zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa.

§2

Polityka Ochrony Danych Osobowych wraz z dokumentami w niej wskazanymi stanowi dokumentację przetwarzania danych osobowych

§3

Polityka Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych APL SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Warszawska 82, 16-070 Choroszcz, określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczności przetwarzanych danych osobowych. Służy zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach manualnych oraz w systemach informatycznych

§ 4

Każda osoba mającą dostęp do danych osobowych z upoważnienia Administratora Danych, została zapoznana z Polityką Ochrony Danych Osobowych i zobowiązana do jej przestrzegania w zakresie wynikającym z przydzielonych zadań. Dotyczy to w szczególności pracowników zatrudnionych przez Administratora Danych Osobowych. Osoby o których mowa, złożyły na piśmie oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Polityki Ochrony Danych Osobowych oraz zobowiązały się do stosowania zawartych w niej postanowień.

§ 5

Całokształt działań w ramach Polityki Ochrony jest wymogiem ustawowym i ma zadanie ochronę prywatności osób, których dane są przetwarzane

II DEFINICJE

§ 6

Ilekroć w „Polityce Ochrony” jest mowa o:

1.      ZBIORZE DANYCH – rozumie się przez to uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie,

2.      DANYCH OSOBOWYCH – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej osobie lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej(„osobie której dane dotyczą”) możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, a w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających osobę fizyczną , fizjologiczną, genetyczną , psychiczną, ekonomiczna, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej

3.       PRZETWARZANIU DANYCH – rozumie się operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zamortyzowany lub niezamortyzowany , takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie ujawnianie przez przesłanie, rozpowszechnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

4.       SYSTEMIE INFORMATYCZNYM – rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych,

5.       ZABEZPIECZENIU DANYCH W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM – rozumie się przez to wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem,

6.       USUWANIU DANYCH – rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą,

7.       ADMINISTRATORZE („ADO”) – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę organizacyjną lub inny podmiot, o których mowa w art. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r), który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

8.       PODMIOCIE – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną  organ publiczny lub inny podmiot prawa handlowego, podmiot gospodarczy nieposiadający osobowości prawnej, jednostkę budżetową.

§ 7

Administratorem Danych Osobowych APL SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Warszawska 82, 16-070 Choroszcz, którego zakres obowiązków określa w  art. 24 -25 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r jest Spółka.

§ 8

Obszary Przetwarzania Danych Osobowych

Budynek główny ADO w którym przetwarzane są dane osobowe –  ul. Warszawska 82, 16-070 Choroszcz

1.      Biuro APL SERVICE sp. z o.o.

2.      Magazyn APL SERVICE sp. z o.o.

§ 9

Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych określa załącznik do „Polityki Ochrony” nr 1. Pomiędzy systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych funkcjonującymi w APL SERVICE sp. z o.o. nie występuje wzajemny przepływ danych.

§ 10

Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez ADO.  Wzór stanowi załącznik do „Polityki Ochrony” nr 2.

§ 11

Administrator na etapie gromadzenia danych (niezależnie od tego, czy zbiera je bezpośredniego od osób, których one dotyczą, czy też pozyskania ich od podmiotu trzeciego) zobowiązany jest powiadomić osoby, których dane gromadzi o przysługujących im prawach oraz przekazać informacje o zasadach i celu przetwarzania danych osobowych (wypełnienie „obowiązków informacyjnych” wskazanych w art. 12, 13, 14, 22 i 25 RODO), Treść klauzuli informacyjnej zawiera Załącznik do „Polityki Ochrony” nr 5.

§ 12

ADO stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

§ 13

Osoby nieuprawnione mogą przebywać w obszarach określonych jako obszar przetwarzania danych osobowych wyłącznie w obecności osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych. Dokumenty w formie papierowej zawierajcie dane osobowe należy przechowywać w sposób uniemożliwiający osobom nieupoważnionym wgląd w te dane.

§ 14

Każdy dokument w formie papierowej lub nośnik informatyczny zawierający dane osobowe, które są zbędne lub przeznaczone do zniszczenia muszą być zlikwidowane w sposób uniemożliwiający ich odczytanie czy odtworzenie.

§ 15

Prowadzona jest dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych w podmiocie, a w szczególności:

1.       Ewidencja osób przetwarzających dane w podmiocie posiadających upoważnienie – załącznik nr 3 do „Polityki Ochrony”.

2.       Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczności przetwarzanych danych – załącznik nr 4 do „Polityki Ochrony”.

Na wniosek osoby, której dane dotyczą, Administrator Danych jest obowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić, odnośnie jej danych osobowych, informacji.

§ 16

ADO może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych osobowych w podmiocie. Podmiot ten, może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.

§ 17

Sposób zabezpieczenia oraz przetwarzania danych w systemie informatycznym reguluje INSTRUKCJA ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INFORMATYCZNYM.

§ 18

W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej „instrukcji” mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2018 r poz. 1000 z póź. zm.).

§ 19

DEKLARACJA INTENCJI, CELE I ZAKRES POLITYKI OCHRONY

1.       Administrator Danych wyraża pełne zaangażowanie dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz wsparcie dla przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych związanych z ochroną danych osobowych.

2.       Polityka określa podstawowe zasady bezpieczeństwa i zarządzania bezpieczeństwem systemów, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

3.       Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych w podmiocie, niezależnie od formy ich przetwarzania (zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne), oraz od tego czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.

4.       Celem Polityki jest przetwarzanie zgodnie z przepisami danych osobowych przetwarzanych w podmiocie oraz ich ochrona przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów określających zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub nieupoważnioną zmianą.

5.       Ze względu na nieustannie zmieniające się zagrożenia przetwarzania danych o osobowych i zmiany prawa niniejsza polityka może być dokumentem dynamicznie zmieniającym się w czasie. Uaktualnienia procedur ochrony, oprogramowania i innych parametrów stosowanych przy przetwarzaniu danych osobowych znajdują na bieżąco odzwierciedlenie funkcjonalne w niniejszej Polityce.

6.       Cele Polityki realizowane są poprzez zapewnienie danym osobowym następujących cech:

a)      poufności – właściwości zapewniającej, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom,

b)      integralności – właściwości zapewniającej, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany,

c)       rozliczności – właściwości zapewniającej, że działania podmiotu operującego na danych osobowych mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi,

d)      ciągłości – zdolności do niezakłóconego ich przetwarzania, bez przerw uniemożliwiających ich udostępnianie osobom upoważnionym.

7.       Dla skutecznej realizacji Polityki ADO zapewnia:

1.      odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną, środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,

2.      szkolenia w zakresie przetwarzania danych osobowych i sposobów ich ochrony,

3.      kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych,

4.      monitorowanie zastosowanych środków ochrony,

5.      ciągłe śledzenie zmieniających się zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych, także uwzględnianie zmieniającego się prawa,

6.      kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych przez podmioty trzecie, którym dane zostały udostępnione lub powierzone.

8.       Monitorowanie przez ADO zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

9.         Administrator Danych lub osoba przez niego upoważniona wdraża wszystkie niezbędne dokumenty wynikające z zapisów ustawy, oraz innych przepisów mających zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych.